RSS

Prosedur Perencanaan

08 Jan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui beberapa tahapan:

Tahap 1 : Menyadari kesempatan

Meskipun datangnya lebih dahulu daripada apa yang biasanya dianggap sebagai perencanaan yang sebenarnya, kesadaran akan suatu kesempatan adalah titik awal yang sebenarnya untuk perencanaan.Hal ini meliputi suatu pendangan pendahuluan kepada kemungkinan adanya kesempatan-kesempatan di hari depan dan kemampuan untuk melihatnya dengan jelas dan lengkap, suatu pengetahuan tentang di mana kita berdiri pada sudut kelemahan dan kekuatan kita, dan suatu penglihatan apa yang menurut harapan kita akan kita dapatkan. Menetapkan tujuan-tujuan yang realistis tergantung dari kesadaran itu. Perencanaan memerlukan diagnosa yang ralistis terhadap situasi kesempatan itu.

Tahap 2 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kegiatan suatu pembangunan (proyek) .Tanpa rumusan tujuan yang jelas, tim organisasi akan menggunakan sumberdaya-sumberdaya secara tidak efektif.

Langkah pertama dalam perencanaan itu sendiri ialah menetapkan sasaran-sasaran yang menentukan hasil-hasil yang diharapkan menggambarkan hal-hal akhir yang harus dilakukan, di mana penekanan penting harus ditempatkan, dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, anggaran, dan program-program.

Sasaran organisasi tim seharusnya memberi kan arah kepada sifat segala rencana penting dengan memantulkan tujuan-tujuan itu, menentukan sasaran departemenโ€“ departemen utama. Sebaliknya, sasaran departemen utama, mengawasi tujuan-tujuan departemen bawahan, dan seterusnya ke bawah. Namun sasaran departemen-departemen yang kurang panting akan disusun lebih baik, kalau para pimpinan manajer dari sub devisi memahami sasaran organisasi tim secara keseluruhan, dan tujuan yang diturunkan, dan kalau mereka diberi kesempatan untuk menyumbang ide- ide mereka kepada cita-cita itu serta kepada penentuan tujuan mereka sendiri.

Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Fungsinya adalah: Sebagai pedoman kegiatan, sumber legitimasi, standar pelaksanaan, sumber motivasi, dan dasar rasional pengorganisasian.

Ada lima tipe tujuan yang umum dijumpai pada berbagai kegiatan kelompok organisasi antara lain: tujuan kemasayarakatan (societal goals), tujuan keluaran (out put), tujuan sistem (system goals) , tujuan produk (product goals) , dan tujuan turunan (derived goals).

Tahap 3 :Menentukan Dasar Fikiran (premis)

Suatu langkah legis kedua dalam perencanaan adalah menetapkan, mendapat persetujuan untuk memanfaatkan, dan menyebarkan dasar pikiran perencanaan kritis. Hal ini adalah data ramalan dari sifat sesungguhnya, kebijaksanaan pokok yang bisa diaplikasikan, dan rencana-rencana kelompok/tim yang ada. Dengan demikian, dasar pikiran adalah asumsi-asumsi perencanaan, dengan kata lain lingkungan yang diharapkan dari rencana-rencana yang sedang dilaksanakan. Langkah penentuan dasar pikiran membawa kepada salah satu prinsip utama dalam perencanaan, yaitu semakin banyak individu yang diserahi perencanaan itu mengerti dan menyetujui untuk memanfaatkan premis-premis mengenai perencanaan yang konsekwen, dan semakin terkoordinir perencanaan itu.

Ramalan adalah penting Misalnya, dimana lokasi pembangunan yang paling cocok? Berapa orang yang terlibat? Apa saja yang akan dilaksanakan? Apa dampaknya? Kapan di mulai? Bagaimana teknisnya? Berapa lama? Apa kendala yang mungkin muncul? Siapa yang mengatasinya? Berapa biayanya? Dimana akan dilaksanakan? Sampai kapan? Dan lain-lain yang harus diramalkan.

Beberapa premis meramalkan kebijakan yang belum dibuat. Perencana kadang-kadang harus membuat dan memberi keterangan tentang alasan-alasan apakah kebijakan demikian akan diadakan, apa isinya. Keterangan akan alasan-alasan lain tentu saja timbul dari kebijakan yang sudah ada atau dari rencana-rencana lainnya.

Suatu kesukaran dari penetapan premis-premis yang lebih lengkap dan menjaga agar tetap menurut jaman, ialah bahwa setiap perencana utama, dan banyak rencana kurang penting, menjadi suatu premis di masa depan.

Bila menelusuri hirarki organisasi wilayah, maka komposisi dari premis perencanaan agak berubah. Proses dasarnya akan sama, tetapi rencana lama yang utama dan yang baru akan mempengaruhi secara material hari depan terhadap mana para manajer pimpinan dari unit-unit yang lebih sedikit harus membuat rencana.

Karena lingkungan dari rencana-rencana hari depan itu begitu kompleks, maka akan menguntungkan atau realistik untuk membuat dugaan-dugaan tentang setiap detail dari lingkungan suatu rencana hari depan. Sebab itu, premis adalah sebagai hal yang praktis, dibatasi sampai kepada alasan-alasan yang kritis, atau strategis terhadap suatu rencana, maksudnya alasan-alasan yang paling banyak mempengaruhi operasinya.

Kekurangan dalam koordinasi perencanaan, melalui pemakaian oleh para pimpinan manajer yang mempunyai premis-premis yang berbeda, dapat menjadi luar biasa mahalnya. Sebab itu pemakaian premis-premis yang konsekwen harus disetujui. Satu standar untuk hari depan diperlukan bagi perencana yang baik, meskipun standar itu meliputi banyak kumpulan premis dengan instruksi bahwa kumpulan rencana yang berbeda-beda harus dikembangkan pada tiap-tiap premis itu.

Karena persetujuan untuk memanfaatkan suatu kumpulan premis tertentu adalah penting bagi perencanaan yang terkoordinasi, hal itu menjadi tanggung jawab utama dari para manajer di tingkat atas, untuk memastikan manajer di tingkat bawah mengerti premis-premis yang diharapkan akan menjadi dasar rencana mereka.

Tahap 4: Menetukan Arah-arah Tindakan Alternatif

Langkah ketiga dalam perencanaan ialah mencari dan memeriksa arah-arah alternatif dalam tindakan, khususnya yang tidak nampak dengan segera. Jarang ada rencana yang tidak ada alternatifnya yang masuk akal, dan sering sekali suatu alternatif yang tidak jelas, terbukti adalah yang paling baik.

Persoalan yang umum ialah bukan hal menemukan alternatif, melainkan mengurangi jumlah alternatif-alternatif itu sehingga yang paling memberikan harapan baik dapat dianalisa. Bahkan dengan teknik matematika dan komputer, ada suatu batas dari jumlah alternatif yang bisa diperiksa. Sebab itu penting bagi suatu perencanaan untuk mengurangi dengan pemeriksaan pendahuluan jumlah alternatif sehingga yang tinggal hanya yang memberi harapan akan kemungkinan-kemungkinan yang paling berhasil, atau menghapuskan secara matematis, melalui proses perkiraan, alternatif- alternatif yang paling tidak memberi harapan.

Tahap 5 : Mengevaluasi Arah-arah Tindakan Alternatif

Setelah menemukan arah-arah tindakan alternatif dan memeriksa titik-titik kuat dan lemahnya, langkah keempat adalah mengevaluasi arah tindakan itu dengan menimbang berbagai faktornya dari sudut premis-premis serta tujuan. Satu arah tindakan mungkin kelihatan paling menguntungkan tetapi memerlukan biaya yang besar dan keuntungan yang lambani arah lain mungkin kurang menguntungkan tetapi mengandung resiko yang kurang besar arah tindakan lain lagi mungkin lebih sesuai dengan tujuan-tujuan jangka panjang dari suatu kegiatan proyek.

Tahap 6 : Memilih suatu Arah Tindakan Alternatif

Langkah perencanaan yang kelima adalah memilih arah tindakan, yakni merupakan titik di mana suatu rencana diterima, titik sesungguhnya mengenai pengambilan keputusan. Kadang-kadang suatu analisa dan evaluasi arah-arah tindakan alternatif akan memperlihatkan bahwa dua atau lebih dari arah-arah tindakan itu dianjurkan, lalu pimpinan manajer bisa mengambil keputusan untuk mengikuti beberapa arah tindakan dan bukannya hanya satu arah tindakan saja.

Tahap 7 : Merumuskan Rencana-rencana Turunan

Pada titik di mana suatu keputusan di ambil, perencanaannya jarang lengkap,dan langkah keenam diusulkan. Biasanya selalu diperlukan rencana-rencana yang diturunkan untuk mendukung rencana pokok.

Tahap 8 : Mengurutkan Rencana-rencana Berdasarkan Anggaran

Setelah keputusan-keputusan di ambil dan rencana-rencana telah ditentukan, langkah terakhir untuk memberikan arti kepada rencana-rencana itu, sebagaimana telah digambarkan dalam pembicaraan di atas mengenai jenis-jenis rencana ialah memberi nomor kepada rencana-rencana itu dengan merubah rencana-rencana itu menjadi anggaran.

About these ads
 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada 8 Januari 2012 in Education

 

Tag: , , , , , ,

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: